登録支援機関を変更するには？随時届出の手続き・必要書類を解説【2026年版】

登録支援機関を変更するには、新しい機関との契約後14日以内に出入国在留管理局への随時届出が必要です。届出が遅れると在留資格更新の審査に影響することがあるため、手続きの流れを先に確認しておきましょう。

変更手続きの4ステップ、必要書類の書き方、届出の提出方法を2025年制度改正の最新情報とともにまとめました。

登録支援機関はいつでも変更できる？

特定技能外国人を雇用する受け入れ企業は、支援業務を登録支援機関に委託できます。委託契約は双方の合意があれば、任意のタイミングで変更・解除が可能です。

変更のきっかけとして多いのは、次のようなケースです。

• 月額費用が高く、コストを下げたい
• 担当者の対応が遅く、外国人から不満が出ている
• 母国語での対応ができず、生活支援の質が上がらない
• 在留資格更新時の書類サポートが頼りない
• 自社のニーズに合った支援が受けられない

登録支援機関との契約を解除し、自社で支援業務を行う「自社支援」に切り替えることもできます。ただし、支援計画の全10項目を自社で実施できる体制が必要です。切り替えを検討しているなら、行政書士に事前相談しておくのが無難です。

登録支援機関の変更手続き4ステップ

ステップ1. 現在の委託契約内容を確認する

最初に確認するのは現在の委託契約書です。特に以下の3点を見てください。

• 契約解除の通知期間（例：1か月前までに書面通知が必要 など）
• 違約金・解約料の有無
• 引き継ぎ業務の範囲

通知期間を守らずに解約すると、損害賠償を請求されるケースがあります。まず解除条項を読むところから始めましょう。

ステップ2. 新しい登録支援機関を選び、契約を締結する

新しい支援機関を決めたら委託契約を結びます。このとき「支援委託契約に関する説明書（参考様式第1-25号）」を作成し、外国人本人に母国語で説明する義務があります。

費用の相場は月額2万〜4万円程度。外国人の人数や対応サービスの内容によって変わります。

ステップ3. 外国人本人に内容を説明する

変更する旨を外国人が理解できる言語で伝え、説明書（参考様式第1-25号）に署名・押印してもらいます。この署名がないと、次の届出で書類不備になります。

ステップ4. 出入国在留管理局に随時届出を提出する

変更が生じた日から14日以内に随時届出を提出します。提出が遅れると行政指導の対象になることがあります。

随時届出とは？提出期限は変更日から14日以内

随時届出とは、特定技能外国人の雇用状況や支援体制に変更があったときに提出する届出です。登録支援機関の変更は対象に含まれ、「変更が生じた日」から14日以内に提出しなければなりません。

「変更が生じた日」は、新しい支援委託契約が発効した日（契約書に記載の開始日）を指すのが一般的です。

期限を過ぎた場合は、速やかに管轄の出入国在留管理局に連絡してください。遅延の理由によっては指導にとどまることもありますが、在留資格の更新審査に響くリスクはゼロではありません。

必要書類と書き方

①参考様式第3-3-2号（支援委託契約の終了または締結に係る届出書）

随時届出の本体となる書類で、出入国在留管理庁の公式サイトからダウンロードできます。主な記載項目は次のとおりです。

• 受け入れ企業の名称・住所
• 特定技能外国人の氏名・在留カード番号
• 変更前・変更後の登録支援機関の名称と登録番号
• 旧契約の終了日・新契約の開始日

複数の外国人を雇用している場合は、1枚の届出書にまとめて記載できます。

②参考様式第1-25号（支援委託契約に関する説明書）

新しい機関との契約時に外国人本人へ説明した内容を記録する書類です。外国人が理解できる言語で記載し、本人の署名または押印が必要です。

• 支援委託契約の概要（支援内容・費用）
• 外国人本人に費用負担がないこと
• 相談窓口の連絡先

③添付書類

• 変更後の登録支援機関との委託契約書のコピー
• 変更後の登録支援機関の登録証明書のコピー（登録番号が確認できるもの）

届出の提出方法3つ

①オンライン申請（在留申請オンラインシステム）

出入国在留管理庁の在留申請オンラインシステムから提出できます。アカウント登録は必要ですが、3つのなかで最も早く手続きが完了します。

②郵送

管轄の地方出入国在留管理官署宛てに書類一式を送ります。書留など追跡できる方法での送付をおすすめします。消印が届出日として扱われるかどうかは管轄局に確認してください。

③窓口持参

管轄の地方出入国在留管理官署に直接持っていく方法です。書類に不備があっても即日対応できるため、初めて手続きをする場合は窓口が安心です。

新しい登録支援機関の選び方

費用の相場を把握する

月額2万〜4万円程度が相場です。初期費用（契約一時金）が別途かかるケースもあります。費用が安い機関を選ぶなら、支援内容の中身も同時に確認してください。

対応言語と対応地域を見る

受け入れた外国人の母国語に対応しているかどうかは、支援の質に直結します。ベトナム語・インドネシア語・フィリピン語など、国籍に合わせて確認しましょう。勤務地へのサポートが届く地域かどうかも外せません。

24時間対応の相談窓口があるか

特定技能の支援基準では、外国人がいつでも相談できる体制が求められます。夜間・休日の緊急対応ができるかどうかも確認しておくと、後悔が少なくなります。

支援実績と対応業種を確認する

外国人が働く特定技能分野（製造業・飲食料品製造業・介護など）に詳しい支援機関なら、書類対応や相談がスムーズです。得意な業種と実績を契約前に聞いておきましょう。

変更時のよくある失敗と対策

届出期限（14日）を見逃す

多いのは「14日ルールを知らなかった」というケースです。新しい機関との契約書にサインした日から起算されると覚えておいてください。契約当日に届出の準備を始めるくらいのつもりで動くのが現実的です。

外国人本人への説明を後回しにする

支援機関が変わることは、外国人にとって生活の相談先が変わるということです。説明書への署名なしで届出を出すと書類不備で返戻されます。必ず先に説明し、署名をもらってから書類を作ってください。

旧機関との解約を先に進めてしまう

先に旧機関の契約を解除してから次を探すと、支援が途切れる空白期間ができます。支援が途切れると特定技能の要件を満たせなくなるリスクがあります。順序は「新しい機関を決めてから旧機関を解約」が正解です。

2025〜2026年の制度改正と支援機関選びへの影響

2025年4月1日から、定期届出の頻度が「年4回」から「年1回（年度単位）」に変わりました。回数が減った分、1回の届出を漏れなく提出するための管理体制が問われるようになっています。

また、2026年1月の弁護士法改正で、報酬を受け取って在留申請書類を作成できるのは弁護士または行政書士に限ると明確になりました。支援機関が書類作成も対応していると案内している場合は、行政書士と連携した体制かどうかを確認してください。

契約前に「定期届出の管理フローはどうなっていますか？」と一言聞いてみるのが、制度対応済みかどうかを見極める手軽な方法です。

まとめ

登録支援機関の変更は、知ってしまえばそれほど難しい手続きではありません。押さえておくポイントは1つ。「新しい機関との契約後、14日以内に随時届出を出す」。これさえ守れば、大きな失敗は防げます。

2026年時点では、制度改正に対応しきれていない登録支援機関もまだあります。定期届出の年1回化への対応や、書類作成の行政書士連携体制を契約前に確認しておくことで、後からのトラブルを避けやすくなります。

※本記事は情報提供を目的としています。具体的な手続きや法的判断については、行政書士や専門機関への相談をおすすめします。

登録支援機関を変更しても在留資格に影響はありますか？

変更自体が在留資格を失効させることはありません。ただし、随時届出を14日以内に提出しなかった場合は更新審査に影響することがあります。届出を期限内に出していれば、基本的に問題はありません。

複数の特定技能外国人の支援機関を同時に変更できますか？

できます。届出書（参考様式第3-3-2号）には複数人をまとめて記載できますが、説明書（参考様式第1-25号）は外国人ごとに署名が必要です。

登録支援機関なしで自社支援に切り替えられますか？

法律上は可能です。ただし、支援計画の全10項目を自社で対応できる体制が必要です。実際に切り替えるには準備が必要なため、行政書士に相談してから判断するのをおすすめします。

随時届出の14日はいつから数えますか？

新しい支援委託契約が発効した日（契約書の開始日）から起算するのが一般的です。正確な起算点は管轄の出入国在留管理局か行政書士に確認してください。

登録支援機関を変更する際の費用はどのくらいかかりますか？

新しい機関への月額委託費は2万〜4万円程度が目安です。現在の機関との解約に違約金が生じるケースや、新機関への初期費用が発生するケースもあります。トータルの費用を確認してから動いてください。